Проведение корпоратива: Корпоративные мероприятия — что нужно знать о них?

Корпоративные мероприятия — что нужно знать о них?

Грамотно организованные корпоративные мероприятия позволяют очень эффективно укреплять командный дух персонала предприятия и сплачивать рабочий коллектив. Кроме того, мероприятия подобного типа формируют положительный имидж организации.

Цели проведения корпоративных мероприятий

Согласно утверждениям известных менеджеров, для того, чтобы сформировать эффективную рабочую команду и создать доброжелательную атмосферу в коллективе, сотрудники организации должны совместно не только трудиться, но и отдыхать. Соответственно, корпоративные мероприятия компании позволяют сплотить группу и повысить работоспособность всего персонала.

Решение о проведении корпоративных мероприятий обычно принимает руководитель. Он может заняться подготовкой сам или назначить ответственных лиц. При этом очень важно отметить, что достигнуть положительного эффекта с помощью корпоративного торжества можно только в том случае, если участвовать в мероприятии сотрудники хотят добровольно, а не по принуждению.

В числе основных целей, которые позволяет достигать «корпоратив», стоит выделить:

• Разрешение межличностных конфликтов персонала;

• Знакомство сотрудников друг с другом и с руководящим составом в неформальной обстановке;

• Формирование корпоративного духа фирмы;

• Сплочение коллектива и развитие корпоративных ценностей;

• Создание благоприятного рабочего настроения в компании;

• Диагностика психологического климата в штате;

Момент, о котором стоит упомянуть отдельно – это мотивация коллектива. Если корпоративное мероприятие оставит у сотрудников только положительные эмоции, то для них это будет стимулом к дальнейшим достижениям и добросовестной работе.

Можно уверенно сказать о том, что верно спланированные корпоративные мероприятия в Москве и в любом другом городе мира – это залог процветания и лучшей работы компании. Учтите, что корпоративное мероприятие не должно превратиться в обычный банкет. Доверить его организацию и проведение стоит профессионалам.

Основные виды корпоративных мероприятий

Праздники и торжества, проводимые в сфере корпоративного бизнеса, можно подразделить на несколько основных разновидностей. В зависимости от того, что именно послужило поводом к проведению того или иного корпоративного мероприятия, можно выделить следующие его виды:

• Развлекательные

Добровольное участие в корпоративном мероприятии такого характера позволяет сотрудникам снимать эмоциональное и физическое напряжение, отвлечься от трудовых будней. Поводом провести праздник может стать, например, успешное заключение выгодной сделки или окончание крупномасштабного проекта.

Кроме того, устроить корпоративное событие можно в календарные праздники, допустим, на 23 февраля или в Рождество. Но учтите, что проводить такие мероприятия нужно заранее. Не стоит требовать от персонала, чтобы в Новый год или на Пасху они собирались вместе друг с другом, а не со своими родными.

На развлекательных корпоративах о рабочих моментах не должно упоминаться вовсе. Организация такого праздника обычно не составляет труда. Выполнить все можно собственными силами. Достаточно пригласить ведущего и заказать банкетный зал, не поскупившись на меню;

• Деловые

Корпоративные мероприятия могут быть направлены четко на то, чтобы установить корпоративную культуру и укрепить деловые связи с коллективе. Соблюсти баланс между развлекательной и официальной частью, решить поставленные задачи в таких случаях непросто. Лучше всего, если вы доверите подготовку таких торжеств профессионалам.

Идеи и формы корпоративных торжеств

Если вы хотите провести корпоративное событие или даже доверить организацию празднования персоналу, вам необходимо определиться с формой мероприятия. Наиболее популярные варианты:

• Выездные события или корпоративные мероприятия mice

Для торжеств характерна неформальная обстановка. Это лучшее решение для тех, кто желает сформировать командный дух и сплотить коллектив. А вот если ваши сотрудники еще плохо знают друг друга, отправлять их в поездку, например, за город на шашлыки, не стоит;

• Банкеты

Наиболее популярный вариант проведения корпоративных мероприятий. Все участники корпоратива рассаживаются за столом. Созданием непринуждённой и расслабляющей обстановки занимается специально нанятый ведущий. В этом случае ключевое внимание необходимо уделить кухне и меню;

• Семейные корпоративы

В этом случае на праздничное событие также приглашается рабочий персонал и руководители. Однако они могут привести с собой родных и членов семьи;

• Концептуальные мероприятия

У торжества есть определенная идея, которая становится основой для всего праздника. Допустим, выбирается тематика сказок и все гости вовлекаются в сценарий, наравне с артистами и ведущим. Если вы хотите отблагодарить персонал за достигнутые цели, такой вариант стоит иметь в виду непременно;

• Конкурсные программы

Как правило, выбирают при организации календарных праздников, допустим, 8 Марта. Мотивировать гостей участвовать в конкурсах могут небольшие, но приятные подарки с логотипом компании;

• Спортивные соревнования

Отличный механизм для того, чтобы сформировать командный дух. Интересное решение – организация состязаний между разными отделами одной организации или даже различными предприятиями. Пригасите компанию-партнера участвовать, допустим, в футбольном матче, и вы «убьете двух зайцев» одновременно;

• Презентации

Окончание отчетного года, юбилей компании и другие даты, которые связаны с работой организации, обычно проводятся именно в этой форме. Задача ведущего – подготовить и провести торжество так, чтобы персонал вспомнил обо всех этапах развития и процветания компании;

• Семинары и тренинги

Позволяют не только укрепить корпоративный дух, но и одновременно с этим приобрести новые полезные для работы навыки;

• Вручение премий и наград

Отличное решение для корпоратива, которое также решает несколько задач одновременно. Вы можете выделить отличившихся работников, выдав им награду, например, «Лучший специалист года». И вместе с тем мотивировать коллектив на достижение успеха. Ведь в дальнейшем стать обладателем премии захочется каждому. А получить награду можно только за достижения в работе. Приобретать дорогостоящие подарки стоит по возможности. Если у вашей компании нет лишних финансовых средств, можно использовать полезные сувениры с брендом предприятия и почетные грамоты.

Особенности планирования корпоративных мероприятий

Если вам кажется, что спланировать и удачно провести корпоративное мероприятие вы можете без труда, вы заблуждаетесь. На самом деле без тщательной подготовки не обойтись.

Детально разработать нужно следующие пункты:

• за год вперед определиться с государственными календарными праздниками, важными датами для компании. Оставьте специальный план и придерживайтесь его;

• определить круг участников события. Вы можете устроить общее торжество, на которое смогут прийти даже сотрудники ваших компаний-партнеров, клиенты предприятия, представители высшего руководящего звена, весь трудовой коллектив и т.д.;

• определить размер бюджета. Учтите, что вам придется потратиться на только на аренду зала и оплату меню. Но и на покупку корпоративных подарков и выдачу премий персоналу.

Если вы будете точно знать о том, что через полтора-два месяца вам предстоит, например, Юбилей фирмы, будете учитывать предстоящие финансовые расходы и количество гостей, организовать отличное корпоративное мероприятие вы сможете легче.

Как успешно провести корпоративное мероприятие?

Обратите внимание, что мы не говорим о том, что вам необходимо вести или подготавливать сам праздник. Но вы должны непременно знать несколько рекомендаций по организации и проведению корпоратива.

Даже если вы обратитесь в специализированную компанию по организации корпоративных мероприятий, контролировать процесс работы профи вам все равно следует лично.

Учитывайте такие важные моменты:

• тщательно выбирайте место, где будет проводиться праздничное корпоративное мероприятие

В помещении должна быть хорошая система вентиляции. Душные и маленькие залы не подходят для торжеств. Самые распространенные варианты – аренда банкетного зала, пансионата, ресторана, кафе, турбазы отдыха и так далее.
Можно ли провести корпоративное мероприятие в офисе своего предприятия? Только при условии, что событие имеет отношение непосредственно к фирме. Если же вы хотите отметить, например, 23 февраля, то вам стоит снять помещение для праздника;

• назначьте ответственное лицо

Допустим, вы решили сэкономить собственное время и силы, и обратиться в специализированную компанию за помощью к профессионалам по организации корпоративов. Но и в этом случае за работой специалистов тоже должен кто-то следить.

Вы можете выбрать распорядителя будущего мероприятия из числа сотрудников фирмы. Если же событие имеет большое значение, то все вопросы стоит решать при своем личном участии;

• не скупитесь на меню

Даже если корпоративные мероприятия компании насыщены событиями разного рода, торжество не удастся без вкусных блюд. Голодные гости вряд ли оценят шутки ведущего или отличную музыку, если им будет предложено веселиться на голодный желудок.
Согласно общепринятым нормам, на каждого гостя должен быть рассчитан, как минимум, один килограмм еды. Что же касается алкогольных напитков, то в случае с ними не нужно забывать о мере;

• подумайте о том, как украсить зал

Лучше всего, если помещения будут оформлены в стиле вашего предприятия. Для поднятия корпоративного духа к украшению залов можно привлекать сотрудников;

• приобретите корпоративные подарки

Основные корпоративные мероприятия обычно организуют в честь определенных событий – праздников фирмы. Даже небольшие брендированные сувениры тут придутся кстати. Цены на подарки могут быть разными. Выбирайте презенты с учетом того, насколько торжественное и значимое торжество нужно провести. Отдавайте предпочтение не безделушкам с отличительными знаками вашей фирмы, а практичной продукции.
Если вы не можете определиться с идеей подарка, выбирайте самый беспроигрышный вариант – денежную премию. Выдав ее своему персоналу, вы непременно улучшите настроение коллектива;

• позаботьтесь о сценарии корпоративного события

Мы уже сказали, что корпоративные мероприятия в Москве бывают как развлекательными, так и официальными. Если вы начальник, то вполне естественно, что принимать на себя обязанности тамады вам ни к лицу. Но вместе с этим вы не должны отбиваться от своего коллектива. Наймите для проведения события специалиста – тамаду из агентства или известную личность;

• планируйте событие так, чтобы после его проведения был выходной день

В противном случае настроение участников мероприятия будет омрачено заранее.

Можно ли как-то сэкономить на корпоративном мероприятии?

Стоимость организации корпоративного праздника достаточно высока. Есть ли возможность сэкономить бюджет фирмы?

Да, вариантов немало:

• самостоятельно украсить помещение

С такой простой задачей вполне могут справиться ваши сотрудники или даже вы лично. Для того, чтобы не выделять кого-либо, предложите персоналу лично решить, кто будет заниматься оформлением зала;

• отказаться от ведущего с известным именем

Зачастую начинающим актерам и опытному тамаде удается провести корпоративное мероприятие также хорошо, как профессионалам;

• откажитесь от печати специальных пригласительных

Сегодня вы вполне можете воспользоваться электронной почтой или разослать СМС;

• откажитесь от услуг фотографа и оператора

У каждого гостя торжества будет свой смартфон с камерой. Поверьте, что кадры, выполненные сотрудниками лично, могут быть не менее интересными и живыми, чем те, которые бы сделали профи;

• скачайте сценарий из сети, определитесь с музыкальной составляющей лично

Также вы можете доверить эти вопросы своим сотрудникам. Процесс несложный и интересный.

Отказываемся от экономии

Корпоративная культура требует того, чтобы ее мероприятия проводились на самом высоком уровне. Есть несколько моментов, экономить на которых строго запрещено:

• покупка подарков и выдача премий. Если вы организуете праздник вместо того, чтобы выдать работникам премию, например, к Новому году, негативные последствия вы увидите очень быстро;

• звуковая аппаратура. Речь ведущего должна быть хорошо слышна. Также, как музыка должны быть чистой. Постоянное шуршание и шипение не поднимет вашему коллективу настроение;

• расположение места проведения праздника. Район должен иметь хорошую транспортную развязку. Позаботьтесь о транспортных вопросах – после корпоративного мероприятия участники события не должны думать о том, как попасть домой;

• размеры банкетного зала. Помещение должно быть просторным и рассчитанным на ваше количество гостей;

• блюда меню. Заказ кухни всегда обходится в большую сумму. Однако сокращать расходы не следует. Все блюда и напитки должны быть высококачественными, свежими и вкусными. Кроме того, их должно быть достаточно для всех участников торжества.

Выбираем ведущего корпоративного мероприятия

Душой любого корпоративного праздника всегда является ведущий. Он не позволит гостям события заскучать. Выбирая специалиста для своего мероприятия, убедитесь, что он соответствует таким требованиям:

• является яркой личностью, которая не затеряется в любой толпе;

• имеет заметные актерские таланты. Креативные ведущие способны перевоплощаться в любые роли, в зависимости от сложившейся ситуации;

• обладает личной харизмой, обеспечивающей доброжелательность к нему гостей праздника;

• имеет отлично поставленную грамотную речь и богатый словарный запас. Этот пункт в пояснениях не нуждается;

• обладает чувством ритма и музыкальным слухом. На корпоративных событиях звучит музыка. И поэтому лучше всего, если ведущий умеет танцевать и сможет вовлечь в танцы гостей;

• отличается чувством такта и может сделать общепринятому этикету. В ином случае могут возникнуть конфликтные или просто неудобные ситуации.

Особенности проведения Нового года в фирме

Корпоративные Новогодние праздники – любимые и главные. И поэтому мы решили остановить на них ваше внимание. Для любого предприятия время зимних торжеств – период подведения итогов. Корпоративные мероприятия такого плана должны состоять не только из развлекательной, но и из официальной частей.

На официальной части события стоит описать достижения и успехи компании за прошедший год. Такую информацию можно выразить как в цифрах и схемах, так и абстрактно. Вы можете выделить лучших сотрудников и наградить их. Завершением должно стать оглашение плана на предстоящий год.

Развлекательная часть состоит из шоу-программы и праздничного банкета. Гости мероприятия могут быть как зрителями, наблюдая за подготовленным профессионалами действием на сцене. Так и непосредственными участниками шоу.

Украшать помещения стоит не только гирляндами и игрушками. Но и корпоративными элементами. Даже в том случае, если вы собираетесь выдать своему коллективу денежную премию, не отказывайтесь от дополнительного вручения подарков. Это окажет сильное психологическое действие. Держат в руке даже скромный сувенир приятно всегда. Учтите, что подарки нужно выбирать равноценные для всех сотрудников. Не нужно дарить ручки и блокноты младшим менеджерам, и одновременно с этим вручать, например, бутылки дорогостоящего виски представителям среднего руководящего звена.

Подводим итоги

Корпоративные мероприятия необходимы каждой фирме. Благодаря ним персонал отдыхает от напряженного труда и снимает напряжение. Вы можете улучшить психологический климат в коллективе, решить конфликты и споры. Такие события запоминаются на длительный срок. Если праздник пройдет на достойном уровне, то в глазах работника руководство поднимется.

Контролируйте процесс организации мероприятия лично. И не забывайте о пожеланиях и мнениях своих сотрудников, так как именно они будут главными действующими лицами.

Организация и проведение корпоративных мероприятий в Москве и Санкт-Петербурге от AlexGrim Studio

Организовываем корпоративы, где коллектив отдохнет, почувствует заботу о себе, а новые сотрудники адаптируются к команде!

• Участники

  от 10 человек

• Длительность

  от 3 часов

• Выезд

  по всей России

Заказать сейчас

Организованные нами корпоративы

Организованные нами корпоративы

Видео с корпоративов

Фотографии корпоративов

Посмотрите фотографии

Наши клиенты

Наши клиенты

Клиенты, которые уже доверяют нам проведение мероприятий

Организуем для вас незабываемый праздник!

Просто оставьте заявку и наши менеджеры свяжутся с вами, продумают все мелочи, чтобы ваше мероприятие прошло безупречно!

ваше имя*

номер телефона*

комментарий

Нажимая кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Сделайте корпоратив еще ярче

Вы можете добавить любую из ниже представленных услуг, а также посмотреть остальные в нашем разделе услуги

• Выступление кавер группы

  Музыкальное выступление известных кавер-групп

• Праздничные фейерверки

  Яркое и фееричное шоу фейерверков

• Праздничный торт

  Заказать кулинарный шедевр эксклюзивно под ваш формат

• Выездной кейтеринг

  Организация выездного кейтеринга на мероприятие

• Световое шоу

  Музыкальное выступление и игра света

• Танцевальное шоу

  Большой выбор танцевальных групп и ансамблей

• Новогодний корпоратив на 50 человек

  Профессиональная организация корпоративного торжества

• Кулинарный корпоратив

  Увлекательное и небанальное событие, подходящее для тимбилдинга, праздника или family day в компании.

Наша цель – приносить в жизнь людей праздник и видеть их счастливые улыбки!

Развитие корпоративной культуры в компании приводит к объединению сотрудников, помогает в развитии коммуникации между отделами, поднимает мотивацию, настроение и командный дух.

Мы работаем, чтобы каждый сотрудник смог почувствовать себя важным и нужным в компании, пропитаться ее культурой, стать лояльным к бренду, а также отдохнуть и раскрыть в себе новые таланты. Творческие мастер-классы, тимбилдинги и корпоративы способствуют повышению уровня HR-бренда. Сотрудники выплеснут свои негативные эмоции, станут лояльнее к компании и откроются друг другу с новой стороны.

Мы не стремимся организовывать все мероприятия в мире, для нас важно воплотить в жизнь все желания наших клиентов и сделать их счастливее, поэтому делая корпоратив мы проникаем в самое сердце компании, ее душу и делаем мероприятие исходя из ваших ценностей.
Мы подбираем программу индивидуально под цели и бюджет клиентов. Работаем так, что все отдыхают!

Организация и проведение корпоративов

Организация корпоративных мероприятий и праздников для сотрудников отнимает немало времени и сил. Требуется разработать сценарий, праздничную программу, оформить помещение, пригласить ведущего, учесть множество организационных моментов.

С компанией Alexgrim Studio отдых пройдет незабываемо, ярко, слаженно для каждого участника мероприятия. Наше ивент-агентство – опытный организатор праздников и вечеринок любого масштаба. Мы собрали команду специалистов, по настоящему любящих свое дело. Предложим идею, полностью отвечающую концепции праздника, с учетом пожеланий и бюджета. Оказываем комплексные услуги по организации корпоративов в Москве и Санкт-Петербурге для большого и маленького коллектива с гарантией результата.

Проведение корпоративных мероприятий и праздников – это:

• незабываемый отдых для коллег;
• основательная материально-техническая база;
• разнообразный выбор готовых программ и разработка индивидуальных сценариев;
• подбор места для проведения вечеринки;
• использование инновационных технологий;
• программы лояльности;
• интересные тимбилдинги, квесты, мастер-классы, спортивные соревнования, театрализованные постановки;
• аренда оборудования;
• выгодная стоимость;
• индивидуальный подход.

Работа по организации проводится по четко оговоренному плану. Поможем провести и организовать незабываемый Новый год, летний корпоратив на природе, FAMILY DAY и так далее. Услуги комплексные, с оригинальными концепциями и стилями.

Наши преимущества

• Inhouse производство, что позволяет организовать мастер-классы за 1 день и реализовать праздник быстрее, чем у других агентств.
• Вы экономите – оптимизируем смету под ваши пожелания и цели.
• Клиентоориентированность – разрабатываем концепцию мероприятия для решения исключительно ваших задач, под ваш бюджет.
• Раскрываем таланты – мастер-классы способствуют обретению нового опыта у вас и у ваших детей.
• Увеличиваем работоспособность сотрудников за счет тимбилдингов – помогаем удержать профессиональные кадры, снижаем текучесть.
• Бережем ваши нервы и берем всю организацию и ответственность на себя – вы ощутите спокойствие.
• Создаем моменты – вы получите праздник, который запомнится вам и вашим гостям.
• Лидеры рынка по количеству творческих мастер-классов: 420 мастер-классов на любую тему и для любого возраста.
• Мы предоставляем скидки постоянным клиентам и специальные условия для агентств. Мы не раздаем свои контакты, и не разглашаем секретные данные на мероприятиях наших партнеров.

Чтобы заказать организацию и проведение корпоратива под ключ, достаточно позвонить по указанным телефонам или заполнить форму-заявку. Специалист поможет подобрать программу как для крупного концерна, так и для небольшой фирмы.

Как спланировать корпоративное мероприятие

• Корпоративные мероприятия могут стать ключом к развитию важных деловых отношений и взаимоотношений с клиентами.
• Начните процесс планирования, зная, каковы ваши цели, кого вы пытаетесь достичь и какие ресурсы у вас есть.
• Как только вы лучше поймете, с чем работаете, убедитесь, что вы выполнили свой план в совершенстве.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, организующих корпоративное мероприятие для развития своего бизнеса и укрепления связей с клиентами.

Любой бизнес, который хочет построить долгосрочные отношения, которые имеют решающее значение для роста вашей компании, должен знать, как проводить профессиональные мероприятия. Проведение корпоративного мероприятия позволяет укрепить связи с нынешними клиентами и партнерами, развивая при этом подлинные связи и привлекая будущих.

«Мероприятия предоставляют компаниям личный способ выстраивать отношения со своей целевой аудиторией, [а также] укреплять узнаваемость бренда и лояльность», — сказал Майк Нахорняк, соучредитель и генеральный директор Localist. «Сообщения LinkedIn, обновления статуса Facebook и твиты не могут заменить значимые связи, установленные посредством личного общения».

Независимо от того, проводите ли вы презентацию продукта для 300 человек или обучаете сотрудников для 15 человек, важно подходить к каждому собранию с пониманием основных элементов управления мероприятиями: исследование, проектирование, планирование, координация и оценка. После того, как событие разбито на эти управляемые этапы, его гораздо легче концептуализировать и собрать воедино множество движущихся частей, необходимых для воплощения его в жизнь. Вот 10 советов о том, как спланировать мероприятие, о котором ваши посетители не скоро забудут.

1. Понять цель вашего мероприятия.

Когда вы решите провести мероприятие, первым делом определите, чего вы хотите достичь.

«Важно знать цели и задачи мероприятия, которое вы пытаетесь организовать, прежде чем делать что-либо еще», — сказал Брайан Уорли, креативный директор и владелец B. Worley Productions.

Для начала спросите себя, почему вы проводите это мероприятие и чего вы от него ожидаете. После того, как вы определили свои цели и ожидания, вы можете определить, какое событие найдет отклик у вашей целевой аудитории.

«Вместо того, чтобы думать об этом просто как о корпоративном мероприятии, подумайте об этом так, как будто вы представляете интерактивный бренд», — сказала Серена Холмс, генеральный директор Tigris Events. «Вы хотите, чтобы это было значимым и привлекательным».

2. Определите свою аудиторию.

Важной частью процесса планирования является определение вашей целевой аудитории. Это руководители и высшее руководство вашей компании, деловые партнеры или члены сообщества? Это для давних клиентов или потенциальных клиентов? Может быть, это комбинация некоторых или всех вышеперечисленных. Выяснение вашей целевой аудитории и понимание того, как достучаться до нее, имеет важное значение для успешного мероприятия. Как только вы сможете назвать свою аудиторию, вы сможете адаптировать программу к их потребностям и интересам.

Всегда сложно определить, сколько гостей пригласить на эти мероприятия. Однако, по словам Джулиана Йоста, генерального директора и соучредителя Spacebase, лучше пригласить слишком много людей, чем слишком мало.

«Для малого бизнеса пустые места и несъеденные закуски выглядят плохо и являются пустой тратой денег», — сказал он. «В большинстве случаев присутствие слишком большого количества людей на самом деле не испортит мероприятие — за некоторыми исключениями, например, в местах с очень ограниченным пространством или там, где запланирован обед из трех блюд. Если приходит слишком много людей, это тоже отличный маркетинг. Вы обязательно создадите шумиху на следующий день, и это усилит ожидание вашего следующего мероприятия».

Независимо от того, насколько велик список гостей, люди помнят только то, как к ним относились. «Каждый человек, посетивший мероприятие, является потенциальным послом бренда или сарафанным радио для… вашего бизнеса», — сказала Валери Гернхаузер, владелица и главный планировщик Sapphire Events. «Важно оказать значительное влияние на впечатления гостей, не упуская из виду более мелкие детали, которые каждый посетитель оценит воочию».

3. Установите реалистичный бюджет.

Вам нужно знать, сколько денег у вас есть, чтобы определить, какое мероприятие вы можете организовать. По словам Уорли, заранее решите, сколько вы хотите потратить, а затем планируйте потратить как минимум на 10% больше.

«Вещи постоянно меняются, и у вас должна быть подушка для дополнительных и непредвиденных расходов», — сказал он.

Когда у вас есть бюджет, очень важно знать, куда направить большую часть ваших ресурсов. Например, если вы тратите больше на причудливые украшения, чем на квалифицированную техническую команду или представительных спикеров, вашему мероприятию может не хватать содержания.

Кроме того, не экономьте на еде и напитках и принимайте во внимание участников с диетическими ограничениями. Хотя это может показаться не таким важным, как другие аспекты планирования вашего мероприятия, зрители более прощают ошибки, когда они не голодны и не испытывают жажды.

4. Выберите тему и формат.

После того, как вы поставили цели и определили аудиторию, пришло время выбрать тему или тему для мероприятия и определить лучший формат для представления его вашим гостям.

Например, координация мероприятия для клиентов с отраслевым экспертом, таким как приглашенный докладчик, может позиционировать вашу компанию как доверенного консультанта, а не просто поставщика. Другими популярными вариантами являются взаимное обучение с клиентскими панелями, основными докладами, круглыми столами и спикерами секционных заседаний.

«Всегда предлагайте посетителям возможность сделать что-то веселое, запоминающееся и развлекательное, чего они обычно не делают нигде и никогда», — сказал Джей Джей. Барнс, директор по маркетингу enVista. «Это может включать в себя выступление известного оратора, комика или группы; играть на невероятном поле для гольфа; или попробовать что-то новое, захватывающее или эксклюзивное впервые».

По словам Уорли, успешное корпоративное мероприятие является одновременно захватывающим и образовательным.

«Те, которые интерактивны, а не сидят в бальном зале, наблюдая за выступающим весь день, более успешны, информативны и веселы», — сказал он. «В наши дни мы действительно пытаемся создавать впечатления, которые выходят за рамки рассадки в театральном стиле, и помещают участников в ситуации и перед нужными людьми для общения и обучения.

«Определите, что вы собираетесь сделать, чтобы сделать это событие «нестандартным», — добавил Уорли. «Потратьте время сейчас, чтобы выяснить, что будет отличать ваше мероприятие от аналогичных мероприятий в вашей отрасли или даже от тех, которые вы ранее проводили».

5. Установите график проекта.

При разработке мероприятия необходимо отслеживать широкий спектр задач. Это может быть облегчено путем создания основного подробного контрольного списка. Программное обеспечение для онлайн-управления проектами может оптимизировать все мелкие детали и помочь вам оставаться организованным.

«Общий контрольный список планирования служит инструментом на протяжении всего процесса планирования», — сказал Гернхаузер. Она сказала, что ее команда начинает со списка на 12 месяцев вперед и работает с шагом контрольного списка на девять месяцев, шесть месяцев, четыре месяца, два месяца, месяц, две недели, неделю и день. событие. «Разбивка списка задач таким образом помогает нашей команде предвидеть график этапов, к которым мы должны стремиться».

Даже без специального программного обеспечения вы можете отслеживать свой контрольный список, создав электронную таблицу и используя отдельные вкладки для каждой категории событий, таких как место проведения, докладчики, расписание, повестка дня и поездки. Таким образом, вы можете перечислить каждое действие или задачу, людей, ответственных за каждую часть процесса, и все соответствующие сроки. Хотя Microsoft Excel обычно является программой для работы с электронными таблицами, есть и другие варианты. Мы составили для вас список бесплатных альтернатив Microsoft Office.

Сроки вашего проекта привязаны к вашему бюджету. Если вы работаете с ограниченным бюджетом, уделите себе больше времени на организацию мероприятия, это поможет с расходами и услугами. Если у вас есть больший бюджет, вы можете иметь усеченный график проекта.

6. Выберите подходящее место.

После того, как вы определились с типом мероприятия, которое хотели бы организовать, и определили бюджет, пришло время найти место, которое позволит вам воплотить свое видение в жизнь. Иногда возникает соблазн забежать вперед и забронировать место, о котором вы слышали хорошие отзывы или которое, как вы знаете, является многообещающей горячей точкой, даже если вы еще не совсем отточили миссию своего мероприятия. По словам Уорли, это ошибка.

«Всегда трудно вставить круглый колышек в квадратное отверстие, то же самое касается и мероприятия», — сказал он. «Сначала создайте архитектуру мероприятия, а затем найдите место, которое соответствует всем требованиям, необходимым для успеха».

По словам Барнса, «местоположение играет ключевую роль в посещаемости». Она рекомендует бронировать место в удобном районе с оживленной атмосферой, чтобы участники чувствовали себя комфортно и были готовы ехать на работу.

Если у вас ограниченный бюджет, Йост предлагает сократить расходы, проводя мероприятие в менее популярное время, когда место, скорее всего, будет свободно, например, устраивая завтрак для СМИ в понедельник утром.

«Обязательно привлекайте местное сообщество как можно больше», — сказала Джина Ардженто, президент и главный исполнительный директор Broadway Stages. «Мы всегда используем местных поставщиков для нужд общественного питания, различных видов аренды и многих других важных аспектов. Делая это, мы поддерживаем местное сообщество и даем им возможность налаживать связи и расширять свой бизнес».

7. Планируйте логистику дня.

Чтобы мероприятие прошло успешно, вам необходимо найти, проверить и заключить договор со всеми необходимыми специалистами по проведению мероприятий. Сюда могут входить поставщики общественного питания, аудиовизуальные техники, типографии, декораторы, фотографы, флористы и сотрудники службы безопасности, и это лишь некоторые из них. Конечно, вы также должны нанять спикеров и докладчиков, в том числе видных деятелей, экспертов или влиятельных лиц, которые могут лучше всего донести идеи, которые вы хотите распространить на собрании.

Чтобы убедиться, что все идет по вашему плану, определите программу мероприятия и убедитесь, что все в вашей команде знают, за какие аспекты дня они отвечают.

Вы должны целенаправленно работать над созданием баланса между заинтересованностью участников и предоставлением им свободы в расписании. «Людям быстро становится скучно», — сказал Джонатан Чен, бывший руководитель отдела маркетинга Insane Growth. «Если не хватает разнообразия, чтобы заинтересовать их, значит, вы потратили много денег на тщеславное мероприятие».

Однако вы также не хотите перегружать расписание. В маршруте должна быть свобода действий, чтобы иметь дело с неожиданными событиями, которые могут возникнуть. Кроме того, вашим посетителям нужно время, чтобы обработать то, что они изучают, перезарядиться и пообщаться с другими посетителями.

Принимая решение о том, как завершить свой день, откажитесь от типичных рекламных подарков с логотипом компании и подумайте о подарках, которые оказывают большое влияние при небольшой площади. По словам Йоста, гораздо лучшая идея — взять домой цифровую продукцию.

«Это может быть промокод, дающий гостям скидку, или доступ к онлайн-контенту с мероприятия, например к фотографиям и видео», — сказал он. «Это также может включать возможность заранее зарегистрироваться на следующее мероприятие. Дайте гостям стимул оставаться на связи».

8. Используйте технологии.

Прошли времена громоздких списков длиной в милю для отслеживания всех движущихся частей события. Сегодня существует множество программных платформ и приложений для управления мероприятиями (некоторые из которых предлагают бесплатный базовый продукт), которые делают все, от простой регистрации участников на месте до повышения привлекательности семинаров и презентаций с помощью симуляций и игр виртуальной реальности. .

По словам Ника Джексона, менеджера по цифровому маркетингу в агентстве BrandX, использование приложений для мероприятий может помочь вам значительно упростить планирование и повысить вовлеченность участников.

«Подробности о мероприятии можно быстро заполнить с помощью шаблонов электронных таблиц и мгновенно опубликовать в существующем приложении-контейнере событий, или команды по проведению мероприятий могут создать свое собственное приложение для проведения мероприятий под собственной торговой маркой для использования на нескольких мероприятиях и конференциях в течение года», — сказал Джексон. «Большинство приложений для мероприятий имеют функции, которые информируют участников обо всей необходимой им информации до мероприятия и во время него, а также позволяют им оставлять отзывы спикерам и организаторам».

Интерактивные функции, такие как голосование в режиме реального времени и сеанс вопросов и ответов, могут быть легко отображены на больших экранах в месте проведения мероприятия, а некоторые приложения имеют функции геймификации, такие как охота за мусором. Вы можете сделать слайды выступающих доступными для посетителей, если они имеют правильный формат, просто загрузив их в приложение для мероприятия.

Программное обеспечение для управления событиями не только регулирует ваши дела, но и упрощает совместную работу с поставщиками и другими творческими партнерами.

«Оптимизация связи между всеми сторонами с помощью системы управления проектами, в которой мы все можем сотрудничать, чрезвычайно помогла сократить количество разочарований, связанных только с общением по электронной почте», — сказал Гернхаузер, который использует Basecamp, популярную облачную систему управления проектами. system и Social Tables, еще одна веб-платформа для планирования мероприятий, известная своими возможностями построения диаграмм и размещения мест.

При планировании и проведении вашего корпоративного мероприятия вы можете использовать множество программ, приложений и сервисов для оптимизации всего процесса.

Если люди не знают о вашем мероприятии, никто не придет, поэтому крайне важно найти творческие способы рассказать о нем. Для небольшого мероприятия с ограниченным списком гостей вы можете просто разослать приглашения, но вам нужно быть смелее для более крупных мероприятий.

«В сегодняшнюю цифровую эпоху для повышения посещаемости требуются различные рекламные методы», — сказал Барнс. «Обычно мы начинаем с рассылки по электронной почте нашей базы данных, размещения рекламы в отраслевых информационных бюллетенях, добавления нашего мероприятия в отраслевые списки и каталоги и поощрения наших отделов продаж продвигать [нашу конференцию] при посещении клиентов или партнеров на местах».

Для вашего мероприятия и его графика вы хотите рассматривать продвижение вашего корпоративного мероприятия, как если бы вы составляли маркетинговый план. Конечно, маркетинговые планы, как правило, составляются в более общем/макромасштабе, чтобы помочь привлечь внимание к вашим ресурсам. Применение этого к вашему конкретному событию может быть полезным для его успеха. Мы изложили советы о том, как создать отличный план бизнес-маркетинга, чтобы дать вам представление о том, как перевести эти навыки на более микроуровень.

Оттуда вы можете рекламировать в социальных сетях, и ваша команда расскажет о вас. Создайте веб-сайт мероприятия или, как минимум, новую целевую страницу на своем текущем сайте. Ваш маркетинг в социальных сетях также может включать рекламные видеоролики, посты в гостевых блогах и обновления Facebook, Instagram, LinkedIn или Twitter. Поддерживайте единообразие, используя один и тот же идентификатор и хэштег на разных платформах и согласованный обмен сообщениями, чтобы всегда было ясно, что шумиха связана с одним конкретным событием.

Вы также можете изучить возможные спонсорские возможности для вашего мероприятия. Спонсоры могут финансировать часть мероприятия, что поможет вам покрыть расходы. Что еще более важно, спонсоры заинтересованы в продвижении вашего романа. Проведите мозговой штурм и составьте список идеальных спонсоров, чей бренд, миссия или услуги каким-то образом дополняют ваше мероприятие. Вы можете разработать ряд спонсорских пакетов и связаться с ними по поводу потенциальных возможностей партнерства. Лучше всего это работает, если вы сосредоточите свое внимание на том, чтобы подчеркнуть ценность посетителей для потенциальных спонсоров.

«Мы сотрудничаем со спонсорами СМИ, чтобы выступать на наших мероприятиях», — сказал Барнс. «Это беспроигрышная ситуация, поскольку они получают «бесплатную» рекламу и обмен мнениями в обмен на освещение нашего мероприятия».

10. Отпразднуйте и оцените успех планирования вашего мероприятия.

Если ваше мероприятие прошло на ура, поздравляем! Однако вы еще не закончили. Настало время подвести итоги, такие как отправка окончательных платежей поставщикам, согласование ваших финансов и проведение отчета после мероприятия с вашей командой.

Самое главное, вы хотите получить отзывы от гостей. Если вы использовали приложение для планирования мероприятий с функцией обратной связи, вы можете использовать его, чтобы задавать вопросы участникам. Эта информация поможет вам определить, достигло ли мероприятие ваших первоначальных целей и какое влияние оно оказало на участников. Затем вы можете поделиться этой информацией со всеми соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы можно было спланировать соответствующие последующие действия. Уроки, которые вы усвоите, помогут вам улучшить планирование следующего мероприятия.

Если вы управляете или являетесь частью команды в процессе создания этих событий, некоторые отзывы, которые вы получаете, могут быть негативными. Важно понимать, как давать или принимать этот тип обратной связи, и мы рассказали, насколько важно давать и принимать конструктивную критику.

Бассам Каадо, Сэмми Карамела и Николь Фэллон внесли свой вклад в написание этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Основное руководство по планированию корпоративных мероприятий

Подробности

Категория: блог

Обновлено: 06 апреля 2023 г.

Вы думаете о том, чтобы стать волонтером и спланировать следующее корпоративное мероприятие вашей компании? Или, может быть, вы ищете карьеру организатора мероприятий. В зависимости от размера компании вам интересно, сможете ли вы это осуществить.

Пусть вас не пугает планирование корпоративных мероприятий. Вы можете получить массу удовольствия и освоить некоторые уникальные навыки в процессе.

Построение прочных деловых отношений необходимо для успеха компании. Неважно, пытаетесь ли вы привлечь клиентов, внутренних или внешних клиентов. Проявление творчества и объединение людей в одной комнате по-прежнему является отличным способом налаживания связей.

Одним из способов привлечения отраслевых партнеров и помощи командам в налаживании отношений являются профессиональные мероприятия. Посещаемость может варьироваться от нескольких человек до нескольких тысяч; все зависит от типа мероприятия.

Контрольный список вашего корпоративного мероприятия состоит из пяти ключевых элементов. Каждый вписывается в общую схему вещей и поможет вам понять, как спланировать корпоративное мероприятие.

В этой статье вы найдете необходимое руководство, которое поможет вам создать незабываемые впечатления. Продолжайте читать, чтобы узнать о наших важных советах по планированию корпоративных мероприятий.

Пять элементов, которые следует использовать при планировании корпоративных мероприятий

Прежде чем приступить к планированию корпоративного мероприятия, вы должны сначала понять предполагаемый результат. Каждое событие отличается, и в зависимости от целей вам нужно будет определить, как подходить к каждому этапу.

Управление мероприятием предполагает разные обязанности. Если вы не являетесь организатором мероприятий по профессии, ознакомьтесь со следующими этапами организации корпоративного мероприятия.

1. Исследования

Если вам дали задание по планированию корпоративных мероприятий, проведите исследование. Узнайте, что в тренде на корпоративных мероприятиях. Есть ли технология, которую вы можете использовать для улучшения опыта?

Самое главное, собрать информацию о пяти Ws.

Кто является целевой аудиторией?

Сетевые мероприятия часто проводятся для отраслевых партнеров и поставщиков. Это местные участники, или людям нужно будет приехать из разных городов и штатов?

Какова цель мероприятия?

Вы проводите презентацию нового продукта или компания отмечает выдающееся достижение? Знание цели мероприятия поможет во всем, от декораций до выступающих.

Когда состоится мероприятие?

Этот вопрос будет иметь прямое отношение к планированию корпоратива. Чем больше у вас есть времени, тем более стратегически вы можете подойти к планированию мероприятия.

Где вы будете проводить мероприятие?

Обеспечение идеального места проведения корпоративного мероприятия — одна из ключевых особенностей вашего мероприятия. Тем не менее, обеспечить место вашей мечты может быть сложно в зависимости от времени года, когда проводится мероприятие.

Почему результат важен для компании?

Компании часто имеют хорошие бюджеты для проведения корпоративных мероприятий. Они хотят быть уверены, что получат положительную отдачу от инвестиций.

В конце каждого мероприятия вам необходимо обосновать расходы. Компания рассмотрит, принесло ли мероприятие желаемые результаты, которые будут определять будущие корпоративные мероприятия.

2. Дизайн

Дизайн требует творческого человека, который поможет воплотить идею мероприятия в жизнь. Прежде чем вы дойдете до этого момента, вам понадобится тема. Тема позволяет вашей команде визуализировать место проведения корпоративного мероприятия, как только все будет готово.

Чек-лист корпоративного мероприятия хорошо иметь при себе при проведении тематической вечеринки. Контрольный список поможет вам отслеживать важные детали и ставить задачи.

Помните, что цель компании — создать впечатление, которое посетители запомнят еще долго после окончания мероприятия.

3. Планирование

При планировании мероприятий вступают в игру ваши навыки управления проектами. Планирование мероприятия для небольшого числа людей не так интенсивно, как планирование для 100 и более человек.

В любом случае вам понадобятся аналитические способности и способность мотивировать других. Если вы формируете команду для работы на этапе планирования, выберите людей с широким спектром навыков планирования мероприятий.

Способность к многозадачности — отличная черта на этапе планирования. Вы также должны быть в состоянии хорошо работать с другими.

Корпоративное развлечение

Поднимите свое мероприятие на новый уровень с одной из наших живых корпоративных групп

Узнайте больше

4. Координация

Координация мероприятия состоит из нескольких этапов. После того, как планирование мероприятия завершено, следующим этапом является координация мероприятия. Организатор мероприятия и координатор мероприятия может быть одним и тем же лицом.

Координатор наблюдает за мероприятием и следит за тем, чтобы все прошло по плану. Человек в этой роли находится на месте до, во время и после окончания мероприятия.

В то время как большинство обязанностей планировщика мероприятий являются внутренними, координатор мероприятий будет больше работать с внешними поставщиками.

5. Оценка

Последним элементом является оценка. Всегда проверяйте то, что вы ожидаете. Оценивайте результаты по мере прохождения каждого этапа планирования корпоративных мероприятий. Обратитесь к контрольному списку планирования корпоративных мероприятий, чтобы убедиться, что все задачи выполнены вовремя и на высоком уровне.

После каждого мероприятия проведите подведение итогов с членами команды, чтобы обсудить мероприятие и провести мозговой штурм, чтобы улучшить его. Спрашивайте отзывы и делитесь своими оценками.

Типы корпоративных мероприятий

Теперь, когда мы рассмотрели основы планирования корпоративных мероприятий, давайте перейдем к различным типам корпоративных мероприятий.

Внутренние события

Внутренние события могут варьироваться от корпоративного завтрака до корпоративного праздника. Чем крупнее корпорация, тем больше возможностей для проведения мероприятий. К таким мероприятиям относятся:

• Собрания акционеров
• Совещания руководителей
• Тренинги
• Признание заслуг сотрудников
• Неделя благодарности сотрудникам
• Представление продукта
• Ярмарка льгот

Внутренние мероприятия обычно проводятся на территории кампуса и ограничиваются сотрудниками, за некоторыми исключениями.

Внешние события

Работать с внутренними клиентами проще, потому что вы знакомы с членами команды и культурой вашей компании. Кроме того, большинство ваших мероприятий будет проходить на месте. Когда речь идет о внешних мероприятиях, возрастает вероятность проведения выездных мероприятий.

Здесь проходят популярные выездные корпоративы.

• Выставки
• Конференции
• Сетевые мероприятия
• Благотворительные мероприятия
• Ужин для клиентов

Пандемия повлияла как на внутренние, так и на внешние мероприятия. Координаторам мероприятий пришлось переключить свои навыки планирования мероприятий на включение виртуальных элементов. Ожидайте продолжения тенденций виртуальных событий.

Позже мы рассмотрим, как технологии оптимизируют планирование мероприятий.

Hard vs Soft Skills

Планирование мероприятий, как правило, включает в себя Hard и Soft Skills. Однако, когда вы сосредоточитесь на типе мероприятия, вы поймете, что некоторые навыки используются больше, чем другие.

Навыки межличностного общения

Навыки межличностного общения, которые вам понадобятся, включают базовое понимание планирования мероприятий. Это пять элементов, которые мы обсуждали ранее.

Планирование корпоративных мероприятий также включает умение общаться. Вам понадобится умение хорошо общаться как с внутренними, так и с внешними клиентами. Хорошие коммуникативные навыки необходимы, когда дело доходит до переговоров с поставщиками.

Умение слушать — еще одно ценное качество. Чтобы спланировать потрясающее мероприятие, вам необходимо понять его цель и ожидаемые результаты. Хорошие слушатели могут сосредоточиться на ожидаемых результатах и ​​понять, что каждое событие является преднамеренным и служит определенной цели.

Обладание организаторскими способностями выше среднего обязательно. Кроме того, организаторы мероприятий должны поддерживать порядок на протяжении всего процесса планирования мероприятий, и именно здесь в игру вступает контрольный список для планирования корпоративных мероприятий.

Умение работать под давлением может показаться трудным для овладения навыком, но это качество, которым должны обладать все организаторы мероприятий. Когда вы возглавляете мероприятие, вы понимаете, что что-то может пойти не так без предупреждения.

Ваша команда полагается на то, что вы будете быстро думать и разрабатывать быстрые решения, чтобы продолжать работу.

Hard Skills

Hard skills — это ваши технические навыки, используемые для упрощения процесса планирования мероприятий. Сегодня организаторы мероприятий должны быть технически подкованными, и они также должны быть отличными коммуникаторами.

Навыки письма жизненно важны для вашего успеха. Вы хотите иметь возможность эффективно общаться с руководителями и членами команды. Обладание хорошими письменными навыками также гарантирует, что вы будете выражать свои мысли четко и лаконично.

Понимание новейших технологий будет иметь большое значение для обеспечения бесперебойной работы вашего мероприятия. При планировании мероприятия обязательно иметь возможность использовать мобильные устройства для общения и обновления чек-листа корпоративного мероприятия.

Социальные сети — отличный инструмент для организаторов мероприятий, если компания использует их в деловых коммуникациях. Организаторы мероприятий могут использовать социальные сети для продвижения благотворительных мероприятий торговых выставок и запуска целевой рекламы.

Использование технологий для планирования мероприятий

Сегодня доступно много программного обеспечения, которого не было на рынке двадцать лет назад. Включение приложений, которые помогают командам общаться, жизненно важно для успеха вашего мероприятия, а также это отличный способ отслеживать прогресс и расходы.

Доказано, что программное обеспечение для планирования мероприятий положительно влияет на планирование корпоративных мероприятий. Правильное программное обеспечение может улучшить посещаемость, повысить производительность и помочь следить за своими расходами.

The key features to look for in event planning software include:

• Automation
• Accessibility
• Event diagramming
• Event registration
• Group registration
• Online payment processing
• Global payment options
• Event analytics

На рынке существует множество вариантов программного обеспечения для планирования мероприятий. Возможно, вам придется инвестировать в несколько приложений, чтобы убедиться, что у вас есть все, что вам нужно. Определите, какие функции важны для вашей отрасли, и выберите продукты, соответствующие вашим потребностям.

Концептуализация мероприятия

Пришло время воплотить элементы дизайна в жизнь.

В других случаях темы нет, например, торговые выставки и встречи с заинтересованными сторонами. У вас по-прежнему будет список пунктов, которые нужно отметить.

Вот тонкости концептуализации корпоративных мероприятий.

Заинтересованные стороны

Понимание того, кто заинтересован в мероприятии, жизненно важно для вашего успеха. Заинтересованные стороны — это не только компания, проводящая мероприятие. Они участники, спонсоры, СМИ, если это общественное мероприятие, плюс сообщество.

Ваша цель — произвести впечатление на заинтересованные стороны своими знаниями и опытом. Когда они покидают мероприятие, вы хотите быть уверены, что все запланированные результаты достигнуты.

Члены команды

Организаторы корпоративных мероприятий не могут проводить мероприятия в одиночку. Им требуется команда людей, которые являются надежными и имеют определенные навыки.

Создание команды для проведения идеального мероприятия — это само по себе талант. Вам нужны люди, которые понимают вашу трудовую этику и разделяют ваши обязательства.

Роли для рассмотрения включают:

• Бухгалтер
• Помощник администратора
• Декорации/Дизайнер реп. часть, вы создадите расписание и наметите, где каждый член команды находится во время процесса. Включите обязанности, которые они будут выполнять.

  Выберите тему

  Самое интересное в планировании корпоративных мероприятий — это планирование тематических мероприятий. Тот факт, что это связано с бизнесом, не означает, что мероприятие не может быть творческим.

  Быстро увеличьте количество участников и вовлеченность, организовав мероприятие, посвященное модным вещам. Например, популярный фильм, поп-культура или национальный праздник.

  Тематические мероприятия бывают не только для больших компаний. Поднимите планку на собраниях корпоративного совета и снимите остроту с обсуждения серьезных вопросов.

  Тема для мероприятия может быть предоставлена ​​вам, или вы можете быть ответственны за ее создание. Всегда учитывайте свою аудиторию и корпоративную культуру. Держитесь подальше от спорных тем, которые могут обидеть гостей.

  Составление реалистичного бюджета

  Всем организаторам мероприятий понравится доступ к Black Card при планировании корпоративных мероприятий. У компаний есть бюджетные ограничения по уважительной причине. Корпоративные мероприятия являются преднамеренными, и все они имеют основную цель, которая приносит пользу компании.

  Стоимость события не может превышать цель. Например, мероприятие по оценке сотрудников отмечает, что сотрудники компании превышают свои финансовые цели. Вы не хотите тратить весь избыток дохода на мероприятие.

  В большинстве случаев компания предоставляет планировщику мероприятий бюджет. Любая сумма сверх указанной цифры потребует одобрения. В ваших интересах создать лучшее мероприятие на выделенные вам деньги.

  Убедитесь в наличии системы сдержек и противовесов. Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы у вас всегда были подробные финансовые отчеты.

  Установление временной шкалы

  Понимание того, как планировать корпоративное мероприятие, сильно влияет на ваши организаторские способности. Установите график выполнения задач, предшествующих событию. Не бойтесь делегировать обязанности.

  Наличие графика — это способ заставить вашу команду продолжать выполнение задачи. Именно здесь программное обеспечение для управления событиями может помочь вашим командам. По мере приближения крайних сроков отправляйте напоминания и следите за выполнением поставленных задач.

  Решайте проблемы по мере их возникновения. Как только вы начинаете отставать, становится сложнее вернуться на правильный путь.

  Зарегистрируйтесь лично с вашей командой. Не всегда полагайтесь на электронные письма, текстовые сообщения и мгновенные сообщения. Поднимите трубку и поговорите.

  Межличностное общение является ценным активом при работе в команде. Это позволяет вам чувствовать пульс вашей группы и понимать, чувствуют ли люди себя подавленными, и откровенно говорят о своем прогрессе.

  Обеспечьте идеальное место проведения

  Как упоминалось ранее, обеспечение безопасности места проведения является первоочередной задачей. Место проведения вашего корпоративного мероприятия может решить или испортить хорошо спланированное корпоративное мероприятие. В начале процесса подумайте о местах проведения выездных мероприятий.

  Если вы планируете праздничную вечеринку, вам может потребоваться забронировать место за год или более заранее. Прочитайте свои контракты на предмет сборов за отмену и других непредвиденных расходов. Депозиты необходимы для проведения резервных площадок.

  Убедитесь, что зал может вместить максимальное количество посетителей. Спросите, могут ли они перенести мероприятие в комнату меньшего размера, если вы не сможете достичь своих целей по посещаемости.

  Подготовьте контрольный список места проведения мероприятия, чтобы убедиться, что вы задаете уместные вопросы. Для мероприятия может потребоваться звуковое и визуальное оборудование, сцена, доступ на кухню, наружное освещение и электрические розетки.

  Доступ к пространству для проведения мероприятий для настройки и разбивки предоставляется в дополнение к времени проведения мероприятий.

  Выберите поставщика

  Другие ключевые элементы создания концепции вашего мероприятия включают планирование вашего меню. Будут ли обслуживать мероприятие собственные службы питания или вам нужно будет привлечь кейтеринга?

  Для тематических мероприятий требуется меню, соответствующее теме. Меню должно соответствовать случаю и теме. Выбирайте кухню, соответствующую времени суток.

  Если вы проводите мероприятие, посвященное Марди Гра, в меню должны быть включены популярные блюда в новоорлеанском стиле. Вам также необходимо принять во внимание посетителей с диетическими ограничениями.

  Выберите развлекательную программу

  Развлечения для корпоративного мероприятия могут варьироваться от непринужденной джазовой группы по прибытии гостей до оживленной вечерней музыки. После формальностей дня важно вознаградить ваших гостей вечерним развлечением, чтобы все участники запомнили ваше мероприятие с любовью.

  Выберите свое развлечение заранее, чтобы вы могли найти лучшие таланты, многие музыканты и группы принимают заказы более чем за 12 месяцев.

  Создать список гостей

  Когда компании проводят мероприятия, ориентированные на сотрудников, у них могут быть определенные ограничения. Эти мероприятия могут быть ориентированы на определенные группы. Составление списка гостей является обязанностью компании, проводящей мероприятие.

  Праздничная вечеринка соберет всех, кто работает в компании. Однако маркетинговое мероприятие ограничено членами и руководителями отдела продаж и маркетинга.

  Планирование корпоративных мероприятий, таких как торговые выставки или конференции, привлечет отраслевых партнеров, поставщиков и владельцев бизнеса. Мероприятие сообщества открыто для публики, но приглашения рассылаются ключевым людям.

  Создайте список гостей как минимум за три месяца до мероприятия и убедитесь, что у вас есть обновленная информация.

  Отправка приглашений

  Существует множество способов отправки приглашений. Для личных приглашений по-прежнему требуется открытка, отправленная по почте. Менее формальные методы включают электронную почту, социальные сети и приложения для приглашения.

  Для мероприятий компании стандартно отправлять приглашения по электронной почте. Компания также захочет размещать информацию в своей внутренней сети и в информационных бюллетенях компании.

  Мероприятия сообщества потребуют дополнительной работы. Если компания сможет провести местные интервью, это повысит посещаемость мероприятия. Важны такие методы, как пресс-релизы, радио, телевидение и печатная реклама.

  Приглашения рассылаются за три-шесть месяцев до инвайта. Вы захотите иметь процесс, чтобы следить за приглашенными, которые не ответили на приглашение по крайней мере за месяц до большого дня.

  Ранняя проверка посещаемости позволяет вам уведомить место проведения об изменениях в вашем исходном счете.

  Организация проживания

  При планировании корпоративного мероприятия, которое требует приезда гостей из другого района, потребуется размещение. В рамках ваших обязанностей в качестве организатора мероприятий вам необходимо обеспечить путешественников наличием авиабилетов, транспорта и жилья.

  Корпорации обычно имеют отношения с различными поставщиками, чтобы упростить процесс.

  Реклама события

  Организатор корпоративных мероприятий может не нести ответственность за маркетинг, но он должен вносить свой вклад. Как планировщик, вы хотите, чтобы ваши концепции применялись ко всем аспектам проекта.

  Советы по планированию корпоративных мероприятий для продвижения мероприятия включают:

  • Социальные сети
  • Электронный маркетинг
  • Печатная реклама
  • Электронная реклама

  Вы не сможете спланировать успешное мероприятие, если о нем никто не знает. Используйте маркетинговые средства, соответствующие структуре вашего мероприятия. Вот несколько советов по планированию корпоративных мероприятий для маркетинга.

  Социальные сети

  Каналы социальных сетей корпорации являются идеальной платформой для маркетинговых общественных мероприятий, торговых выставок и конгрессов. Социальные платформы предлагают компаниям различные инструменты для показа своей рекламы определенной аудитории.

  Facebook позволяет пользователям создавать приглашения на мероприятия. Они поощряют предприятия создавать группы на своей бизнес-странице. Вы можете создать группу для участников и делиться важными обновлениями.

  Вы также можете вести прямую трансляцию на нескольких платформах, что является отличным способом продвижения мероприятия.

  Маркетинг по электронной почте

  Используйте маркетинг по электронной почте, чтобы объявить о своем мероприятии. Электронная почта — отличный способ держать участников в курсе событий и отправлять напоминания. Включите функции, которые позволяют регистрацию и платежи, когда это необходимо.

  Печатный и цифровой маркетинг

  Создавайте привлекательные изображения и видеоролики с высоким разрешением для рекламы мероприятия. Вы хотите дать всем маркетинговым элементам информацию о том, кто, что, когда и где. Включите веб-сайт компании и контактную информацию.

  Перепрофилируйте контент, чтобы сократить расходы.